Desde el papel a lo digital: el cambio del Estado comienza en mayo de 2021

El asesor presidencial Rafael Ariztía explica cómo operará la ley de Transformación Digital, que da plazo hasta 2024 para eliminar trámites presenciales y en papel.

Un giro gigantesco en la forma que opera el Estado se avecina: realizar trámites presenciales y reunir carpetas con certificados en papel emitidos por varios servicios son acciones que tienen sus días contados. En mayo de 2021 comienza un paso sin retorno hacia una relación del Estado con los ciudadanos cero papel y 100% digital, que debe concluir en mayo de 2024 como plazo máximo. Así lo establece la Ley N°21.180 sobre Transformación Digital del Estado. 

El estratega detrás de este cambio es el asesor presidencial de Modernización del Estado, Rafael Ariztía, quien no sólo tiene una estrecha relación con el Mandatario sino que, además, lideró también este tema en su primer Gobierno, aunque desde la Segpres.

Junto con detallar los pasos que vienen y las trabas que se están enfrentando, en su primera entrevista el también secretario ejecutivo del Consejo Asesor Permanente para la Modernización del Estado destaca que este avance será parte del legado piñerista. “Hasta ahora la transformación digital ha sido un asunto que avanza y se ralentiza. Con la ley ya no dependerá de la buena voluntad de las autoridades ni será una excepción de algunas instituciones. Es un cambio de paradigma”, resume. 

Los pasos que vienen

La nueva ley dispone que los organismos públicos deberán habilitar plataformas electrónicas que funcionarán 24/7 atendiendo, gratuitamente, las solicitudes de las personas. El trámite concluirá con una respuesta electrónica, que tendrá la misma validez que los certificados en papel, que será notificada en los nuevos domicilios digitales gestionados por el Registro Civil.

Rafael Ariztía explica que este cambio se viene preparando incluso desde antes que se aprobara la ley. En enero de 2019 el Presidente Piñera dictó el Instructivo de Transformación Digital, para que gradualmente todos los organismos operen en la modalidad cero papel, digitalicen trámites, eliminen las filas y usen la Clave Única como medio para autenticar la identidad de las personas.

– ¿Cuántos ministerios y servicios van a sumarse a la transformación digital en la primera etapa?

“Estas y otras cosas deben definirse mediante reglamentos y DFL, que estamos trabajando para tenerlos listos en noviembre. En esto creo que no hay que ser voluntaristas, sino realistas, y por eso habrá una gradualidad. Habrá un conjunto de entidades que ya están más avanzadas y que tienen que ir más adelante y un segundo grupo después. Hoy día se está trabajando muy fuertemente con todo el Gobierno Central (ministerios y sus servicios). Ahí tiene que estar el esfuerzo principal”.

“También habrá gradualidad en los procedimientos. Por ejemplo, las comunicaciones oficiales entre los organismos del Estado partirán antes. Hoy el 50% de las instituciones del Gobierno Central ya se comunican entre ellas no mediante oficios en papel, sino a través de oficios electrónicos en una plataforma digital. Esperamos el próximo año tener el 100%”.

Obstáculos

“Tengamos claro que hay procesos muy complejos de digitalizar, como por ejemplo los tributarios. Pero otros son más simples y estándar, de modo que las soluciones digitales pueden replicarse y adaptarse en varias instituciones”, dice el asesor presidencial para explicar que se puede avanzar con cierta rapidez.

– ¿Se va a evitar que las personas, al hacer un trámite, tengan que recolectar información que ya está en poder del Estado, pero en otra entidad?                  

“Eso es interoperabilidad y ya existe en muchos procesos. Por ejemplo, las personas simplemente postularon digitalmente al Ingreso Familiar de Emergencia, pero todos los documentos necesarios respecto de su situación socioeconómica fueron provistos internamente dentro del Estado”.

“Hoy tenemos interoperación en un conjunto limitado de actores (SII, Tesorería General de la República, Registro Civil, Ministerio de Desarrollo Social, entre otros) que proveen información al gran conjunto que la consume. Pero también hay muchas partes del Estado donde esto no ocurre todavía”.

“El principal obstáculo para interoperar no es la tecnología, sino cuestiones de orden práctico, como la necesidad de firmar convenios entre instituciones para poder intercambiar información. Hemos desarrollado contratos de adhesión para que los organismos se sumen y que esto no sea caso a caso, sino como ‘enchufarse’ a un sistema mayor con sus propias reglas y estándares”. 

– O sea, también hay un cambio cultural que dificulta los avances…     

“Tenemos una cultura muy legalista y de normas literales, desde donde surgen impedimentos que operan como razones para no hacer las cosas. Me tocó este caso real: una institución explicó que no podía digitalizar sus trámites porque su ley dice que tiene que ofrecerlos ‘en sus oficinas’. Bueno, la ley del Registro Civil dice lo mismo, pero se interpretó que la oficina no tiene que ser solo física sino también una digital. Tener una ley permite sustentar el cambio dentro de esa misma cultura”.

Inversión vs austeridad

– Entre los expertos preocupa que, en momentos de estrechez fiscal como los actuales, este avance se ralentice debido a sus costos

“Efectivamente hoy la situación fiscal es complicada y eso pone cierta presión. Nos estamos enfocando en inversiones principalmente orientadas a las instituciones que proveen la interoperabilidad, que son las que generan información y que tienen que tener ‘los fierros’. La conexión que haga cada entidad en particular con ese proveedor no es tan relevante en recursos”.

“Además, en este periodo en general los presupuestos orientados a tecnologías son grandes y este escenario de austeridad exige más eficiencia en su uso. Y en los casos en que se requieren recursos, estos van a estar”. 

-¿No corre riesgo este cambio tecnológico, entonces, por la exigencia de grandes inversiones que demoran en generar ahorros?

“A diferencia de lo que ocurría hace 15 o 20 años, hoy muchas soluciones ya están construidas y son provistas como servicios. No soy de lo que cree que hay que hacer inversiones enormes para después gatillar ahorros: se puede ir haciendo gradualmente, en algunos casos hay que invertir y en otros contratar servicios existentes. Cuando escucho el argumento sobre que los recursos son la barrera para la transformación digital, me surge la desconfianza. ¿No se tratará de otro tipo de barreras?”

-¿Se refiere al temor de quienes pueden perder sus trabajos? 

“En general todos los cambios enfrentan resistencia naturales: somos un poco enemigos del cambio y las organizaciones reaccionan así porque las personas son así. Además, tanto en el sector público como en el privado los líderes no tienen todas las herramientas y conocimiento sobre estas materias. Y sin un líder con visión, esto no es prioridad y es difícil que el cambio ocurra”. 

“Puede haber otro tipo de miedos, pero mi experiencia es que esto no reduce puestos de trabajo, sino que hay reconversión. El estafeta que hoy reparte oficios en papel va a asumir otra función, por ejemplo”.

– ¿Qué tan importante es esta ley en cuanto a la relación Estado-ciudadanos?

“Sin duda es un salto adelante y será un legado importante del Presidente Piñera, a quien esto le importa mucho y lo ha empujado con fuerza desde el comienzo de su Mandato. Con esta ley en plena vigencia no va a ser posible que a una persona le impongan la obligación de ir a una oficina para hacer un trámite”.